Ticaret Bakanlığı tarafından yürürlüğe alınan Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) ile şirketlerin işletme muhasebesiyle ilgili olmayan bazı ticari defterlerinin elektronik ortamda tutulması zorunlu hale getirilmiştir. Aşağıda, sistemin kapsamı ve şirketler açısından doğurduğu yükümlülükler özetlenmektedir.
1. ETDS Nedir?
ETDS; şirketlerin pay defteri, yönetim kurulu / müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin elektronik ortamda oluşturulmasına, tutulmasına, saklanmasına ve gerektiğinde ibrazına imkân sağlayan, Ticaret Bakanlığı tarafından işletilen resmi sistemdir. Sistem yalnızca çevrim içi olarak kullanılabilmektedir.
2. Hangi Defterler ETDS Kapsamındadır?
ETDS kapsamına giren defterler, şirket türüne göre değişmekle birlikte özetle şunlardır:
- Pay Defteri
- Yönetim Kurulu Karar Defteri
- Müdürler Kurulu Karar Defteri
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Şirketler, ETDS’ye geçmeleri halinde tutmakla yükümlü oldukları tüm bu defterleri elektronik ortamda tutmak zorundadır; fiziki–elektronik karma kullanım mümkün değildir.
3. ETDS Kullanımı Kimler İçin Zorunludur?
- 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilecek tüm şirketler,
- Kuruluşu veya esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan şirketler (bankalar, sigorta şirketleri, holdingler, finansal kuruluşlar vb.),
defterlerini ETDS üzerinden tutmakla yükümlüdür. Bu kapsam dışında kalan şirketler bakımından ise ETDS’ ye geçiş ihtiyaridir.
4. Sistem Kullanıcısı ve Yetkilendirme
ETDS’ de işlem yapabilmek için şirket tarafından “sistem kullanıcısı” belirlenmesi gerekmektedir.
- Sistem kullanıcısı yalnızca gerçek kişi olabilir.
- Yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler kullanıcı olarak atanabilir.
- Yetkilendirme; kuruluşta veya sonradan alınacak yönetim organı / ortaklar kurulu kararı ile yapılır ve noter veya ticaret sicili müdürlüğü aracılığıyla sisteme tanımlanır.
Sistem kullanıcısının yaptığı işlemlerden doğabilecek hukuki sorumluluk, Türk Ticaret Kanunu uyarınca şirket yönetimine aittir.
5. Fiziki Defterden ETDS’ ye Geçiş
Halihazırda fiziki defter tutan ve ETDS’ye geçmesi gereken veya geçmek isteyen şirketlerde:
- Fiziki defterlerin kapanış onayı noterde yaptırılır,
- Sistem kullanıcısı belirlenir,
- Defterler ETDS üzerinde aktif hale getirilir.
Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış veya kapanış onayı aranmaz.
6. Kararların ve Kayıtların Sisteme Yüklenmesi
Yönetim kurulu, müdürler kurulu ve genel kurul kararları:
- Fiziki ortamda alınmışsa PDF formatında taranarak,
- Elektronik toplantı sistemleri kullanılmışsa doğrudan,
ETDS’ye geciktirilmeksizin yüklenmelidir. ETDS’ye yüklenmeyen kararların üçüncü kişiler nezdinde kullanımı mümkün değildir.
7. Yaptırımlar
ETDS kapsamında defter tutma yükümlülüğü bulunan şirketlerin bu yükümlülüğü yerine getirmemesi halinde:
- Defterler hiç tutulmamış sayılabilir,
- Türk Ticaret Kanunu uyarınca idari ve hukuki yaptırımlar gündeme gelebilir.
Bu çerçevede, şirketinizin ETDS kapsamına girip girmediğinin, geçiş takviminin ve sistem kullanıcısı yetkilendirmelerinin ayrıca değerlendirilmesi önem arz etmektedir.
AYDIN HUKUK BÜROSU
